Bundesarbeitsministerium: Wann die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung Realität wird

Seit September 2022 müssen Arbeitgeber in Deutschland laut Bundesarbeitsgericht die tägliche Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom Juni 2026 soll die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nun elektronisch und taggleich vorschreiben. Für kleinere Betriebe sind dabei unterschiedlich lange Übergangsfristen vorgesehen.

Das Arbeitszeitgesetz verlangt bislang nur, dass Arbeitszeit über 8 Stunden werktäglich aufgezeichnet wird. Die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts geht darüber hinaus und fordert die Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der gesamten täglichen Arbeitszeit, ohne Ausnahme für Kleinbetriebe.

Grundlage dafür war ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs von Mai 2019, das alle Mitgliedstaaten verpflichtete, ein objektives und zugängliches Messsystem für die Arbeitszeit einzuführen.

Wie die elektronische Erfassung ab 2026 funktionieren soll

Nach geltender Rechtsprechung muss die Erfassung bislang nicht zwingend elektronisch erfolgen: Papierstundenzettel, Excel-Tabellen oder Apps reichen aus, und die Aufzeichnung darf an Beschäftigte delegiert werden, solange die Verantwortung beim Arbeitgeber bleibt.

Der Referentenentwurf vom Juni 2026 will das ändern und eine elektronische, taggleiche Erfassung als Regelfall einführen. Für die Umstellung sind laut Bundesarbeitsministerium gestaffelte Fristen vorgesehen.

• Für Arbeitgeber allgemein gilt im Entwurf eine Übergangsfrist von einem Jahr nach Inkrafttreten.
• Betriebe mit weniger als 250 Beschäftigten erhalten demnach zwei Jahre Zeit zur Umstellung.
• Betriebe mit weniger als 50 Beschäftigten sollen fünf Jahre Übergangszeit bekommen.
• Kleinstbetriebe mit bis zu 10 Beschäftigten sollen dauerhaft von der elektronischen Erfassungspflicht befreit bleiben.

Leitende Angestellte im arbeitsrechtlichen Sinn und Geschäftsführende sollen von der Zeiterfassungspflicht insgesamt ausgenommen bleiben.

Der Weg zur Reform reicht bis 2019 zurück

Zwischen dem EuGH-Urteil von 2019 und dem Referentenentwurf vom Juni 2026 liegen mehrere Stationen. Im Koalitionsvertrag vom April 2025 vereinbarten die Regierungsparteien Pläne zur gesetzlichen Regelung der elektronischen Zeiterfassung. Beim Koalitionsausschuss am 1. Juli 2026 ging es um offene Fragen der Arbeitszeitreform, darunter einen möglichen Tarifvorbehalt: Tarifpartner könnten demnach abweichende Fristen vereinbaren, sodass eine Dokumentation erst bis zu sieben Tage nach der Arbeitsleistung statt sofort erfolgen müsste.

Im Vorfeld bemängelten Arbeitgeberverbände, ein solcher Tarifvorbehalt würde das Kernanliegen der Reform untergraben, weil über die Hälfte der Beschäftigten hierzulande keinem Tarifvertrag unterliegt.

Zahlen zeigen: Viele Betriebe sind noch nicht so weit

Laut einer Studie des Instituts für Angewandte Wirtschaftsforschung, auf die sich das Bundesarbeitsministerium beruft, setzen aktuell 38 % der Betriebe mit 11 bis 49 Mitarbeitenden eine elektronische Zeiterfassung ein.

Das Bundesarbeitsministerium schätzt die Einführungskosten einer elektronischen Erfassung auf rund 450 Euro pro Betrieb. Bei Nichterfassung oder fehlender Aufbewahrung drohen Bußgelder bis 30.000 Euro nach dem Arbeitszeitgesetz, bei Verstößen gegen das Mindestlohngesetz bis zu 50.000 Euro.

Für Minijobs, kurzfristig Beschäftigte und Branchen nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz gilt bereits jetzt eine strengere Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz. Wer ein dauerhaftes Monatsgehalt von mehr als 4.461 Euro brutto bezieht, ist von dieser Pflicht jedoch ausgenommen.

Was Betriebe und Beschäftigte jetzt wissen müssen

Vertrauensarbeitszeit bleibt auch nach dem Entwurf zulässig: Beschäftigte tragen ihre Zeiten selbst ein, der Arbeitgeber prüft stichprobenartig. Besteht ein Betriebsrat, muss dieser bei der Ausgestaltung der Zeiterfassungsmethode mitbestimmen, nicht aber bei der Frage, ob überhaupt erfasst wird.