Die Lohnverrechnung gehört zu den komplexesten Bereichen im Unternehmensalltag. Unterschiedliche Kollektivverträge, arbeitsrechtliche Vorgaben und steigende Anforderungen bei Prüfungen stellen viele Betriebe vor große Herausforderungen. Die Staffbox Consulting GmbH aus Villach unterstützt Unternehmen und Steuerberatungskanzleien mit externer Lohnverrechnung, digitalen Prozessen und persönlicher Betreuung. Im Gespräch mit Wirtschaftsmacher.com sprechen Benjamin Fertschai und Daniel Stabentheiner über typische Fehlerquellen, moderne Zusammenarbeit und die Zukunft der Lohnverrechnung in Österreich.
Wirtschaftsmacher.com: Hallo und herzlich willkommen zu einer weiteren Ausgabe von Wirtschaftsmacher TV. Wir sprechen heute mit Benjamin Fertschai, Gründer und Geschäftsführer der Staffbox Consulting GmbH in Villach, sowie mit Daniel Stabentheiner, staatlich geprüftem Buchhalter und Lohnverrechner sowie Seniorpersonalverrechner bei Staffbox Consulting, einem spezialisierten Dienstleister für externe Lohnverrechnung und Arbeitsrecht in Österreich. Staffbox unterstützt Unternehmen und Steuerberater dabei, Lohn- und Gehaltsabrechnungen korrekt, effizient und stressfrei abzuwickeln – mit digitalen Prozessen, persönlicher Betreuung und viel Praxisnähe. Herr Fertschai, Herr Stabentheiner, schön, dass Sie heute bei uns im Studio sind.
Benjamin Fertschai / Daniel Stabentheiner: Abend.
Wirtschaftsmacher.com: Lohnverrechnung ist ein Thema, das jedes Unternehmen mit mehr als einem Mitarbeiter beschäftigt. Dabei setzen die meisten eigentlich immer auf ihren eigenen Steuerberater. Wie begegnen Sie diesem Ansatz, dass es mit einem externen Lohnverrechner möglicherweise besser wäre oder zumindest von Vorteil sein kann, eine Zusammenarbeit einzugehen?
Benjamin Fertschai: Da gibt es unterschiedliche Ansätze, speziell deswegen, da es in Österreich 800 verschiedene Kollektivverträge gibt. Das heißt, je nachdem, in welcher Branche man arbeitet oder tätig ist, gibt es einfach Eigenheiten, auf die man in der Abrechnung achten muss. Jetzt spezialisieren sich Steuerberatungskanzleien oft in eine gewisse Richtung von Branchen. Die haben natürlich auch die Buchhaltung, die Bilanzen und diverseste Beratungstätigkeiten dabei. Wir können uns ausschließlich auf die Lohnverrechnung konzentrieren, können uns die schweren Kollektivverträge herausnehmen und uns in dieses Thema einarbeiten. Und wir machen auch seit zehn Jahren nichts anderes, auf gut Deutsch gesagt. So können wir uns um dieses Thema exklusiv für den Betrieb und den Unternehmer kümmern.
Wirtschaftsmacher.com: Sie beide haben ja unterschiedliche Einstiege in die Branche erlebt – Banking auf der einen Seite sowie klassische Kanzlei- und Abrechnungspraxis auf der anderen Seite. Wie haben diese unterschiedlichen Wege Ihre Zusammenarbeit geprägt?
Daniel Stabentheiner: Wir kennen uns schon, seit wir fünf Jahre alt sind, durch unsere Mütter. Und ich sage mal so: Nach seinem Start im Banking und meiner abgeschlossenen Personalverrechner- und Buchhalterausbildung hat es uns rein zufällig in dieselbe Branche und dann auch zufällig zur selben Firma verschlagen, aus der wir dann im Endeffekt auch das eigene Projekt gestartet haben. Und ja, es war ein netter Zufall, der sich jetzt im Endeffekt auch bezahlt macht.
Wirtschaftsmacher.com: Wie kann man sich jetzt mit Ihnen beiden eine Zusammenarbeit vorstellen, also wirklich vom ersten Kontakt bis hin zur laufenden Lohnverrechnung?
Benjamin Fertschai: Die meisten Unternehmer haben schon einmal etwas mit Steuerberatern oder in irgendeiner Form mit Beratungsunternehmen zu tun gehabt. Es ist bei uns jetzt nicht wirklich anders. Man hat Erstgespräche, wo es darum geht, welchen Bedarf der Unternehmer hat, welche Problemstellungen bestehen, wo der Schuh drückt, und wir erklären ihm dann, wo wir ansetzen können und was wir tun. Das heißt, es gibt Bereiche, für die Mitglieder unseres Teams verantwortlich sind: operative tägliche Neuanlagen von Mitarbeitern, Vertragsgestaltungen, die Abrechnungen sowie arbeitsrechtliche Beratung, die zum Beispiel telefonisch dazukommt, wenn es irgendwelche Problemstellungen gibt. Organisatorisches und Konzeptionelles mache dann eher ich, sage ich jetzt einmal, aus der Geschäftsführerebene heraus, weil da einfach andere Inhalte zu besprechen sind, oft themenübergreifende, also solche, die im Team nicht so gemacht werden. Aber ansonsten, sage ich jetzt einmal, ist es eine sehr kurzfristige und pragmatische Zusammenarbeit. Also: anrufen, Problem schildern, lösen.
Wirtschaftsmacher.com: Sie sprechen ja – und da zitiere ich einfach einmal kurz – von „digitaler Lohnverrechnung mit analogem Herz“. Was bedeutet das im Alltag für Ihre Kunden, gerade auch jetzt mit Blick auf Zeiterfassung?
Benjamin Fertschai: Ob das jetzt zwingend mit Zeiterfassung in Zusammenhang zu bringen ist, das weiß ich nicht. Bei uns ist es eher so gemeint, dass wir große Steuerberatungskanzleien kennen und im weiteren Verlauf, wo wir gemeinsam waren – das war eigentlich ein Lohnverrechnungskonzern in Österreich mit fast 100 Mitarbeitern –, festgestellt haben, dass das Persönliche, also quasi der Kontakt zum Kunden und das echte Auseinandersetzen mit den Problemstellungen, verloren gegangen ist, weil es einfach darum geht, dass in der Masse eine gewisse Masse abgefertigt wird. Das ist qualitativ jetzt nicht unbedingt schlechter, aber ich sage jetzt einmal, dass sich jemand wirklich darum kümmert, was die Wehwehchen sind, dass der Kunde sich verstanden fühlt und sagt: „Okay, der kümmert sich um meine Themen“, das ist verloren gegangen. Das haben wir festgestellt. Und deswegen wollen wir eben genau zurück dazu: digitalisierte Prozesse zu gestalten, dass das professionell gemacht wird und natürlich rechtssicher gemacht wird, aber dass du mit einem Menschen telefonierst, mit jemandem, der sagt: „Das Problem kenne ich, das Problem haben wir schon einmal gehabt, üblicherweise machen wir das so“, sodass da wirklich jemand Greifbares ist.
Wirtschaftsmacher.com: Herr Stabentheiner, wo erleben Sie in der Praxis den häufigsten Fehler und wie teuer können diese Fehler bei Prüfungen werden?
Daniel Stabentheiner: Die häufigsten Fehler liegen tatsächlich in der Nichtberücksichtigung der geleisteten Arbeitszeit beziehungsweise in inkorrekten Einstufungen. Das ist auch ein großes Thema. Hängt aber auch damit zusammen, wenn ich fachlich so eine Fülle an Kollektivverträgen abdecken muss, die aber vielleicht gar nicht mein Hauptgeschäft sind. Dann kenne ich vielleicht alle ein bisschen, aber nicht alle zu 100 Prozent beziehungsweise auch nicht die Spezialfälle oder Ausnahmefälle in einem Kollektivvertrag. Ein plakatives Beispiel ist der 24.12. und der 31.12.: Ist das ein Feiertag? Normalerweise laut Gesetz nicht. Das muss man halt wissen beziehungsweise herauslesen. Arbeitszeiten sind ein großes Thema, beziehungsweise auch, dass man den Kunden darauf aufmerksam macht, dass es aufgrund nicht abgerechneter Überstunden oder generell nicht geführter Arbeitszeiten zu hohen Nachzahlungen kommen kann.
Benjamin Fertschai: In Österreich ist es so: Der Staat möchte im Optimalfall, dass das, was im Vertrag mit einem Mitarbeiter ausgemacht ist und im Lohnzettel abgerechnet wird, durch Arbeitszeiten nachweisbar ist. Wenn das alles gegeben ist, dann sagt er, er glaubt das, was da passiert ist beziehungsweise abgerechnet worden ist. Wenn einer dieser drei Punkte fehlt oder unvollständig ist, dann fangen sie an nachzuschauen. Das sind die Dinge, wo Fehler entstehen und wo auch kostspielige und empfindliche Strafen lauern können.
Wirtschaftsmacher.com: Viele Steuerberater werben ja auch mit Begriffen wie digitale Kanzlei oder persönliche Beratung. Woran erkennen Unternehmer, dass dahinter womöglich wirklich moderne Lohnverrechnung steckt? Oder ob es sich nicht doch vielleicht um Teilzeitlohnverrechner handelt?
Benjamin Fertschai: Ich würde empfehlen, dort einen persönlichen Kennenlerntermin zu machen oder vielleicht zwei, weil sich da dann meistens herausstellt, dass das ein Marketing-Gag ist und kein tatsächliches Arbeiten. Man erkennt dann doch, dass die Buchhalter dort mit Schuhkisten arbeiten, so wie früher.
Wirtschaftsmacher.com: Ist das immer noch ein Thema, also der klassische Schuhkarton mit gesammelten Belegen?
Benjamin Fertschai: Das ist noch Thema, ja. Absolut. Und in der Lohnverrechnung genauso, dass digitale Kanzleien keine Schnittstellen zu Zeiterfassungsprogrammen beispielsweise anbieten. Absolut gang und gäbe. Also ein Blick hinter die Kulissen schadet nicht, um da eventuelle Fehler in der Zusammenarbeit zukünftig zu vermeiden.
Wirtschaftsmacher.com: Wie gehen Sie jetzt konkret mit einem neuen Kunden um, der wirklich die Buchhaltung im Schuhkarton vorbeibringt?
Benjamin Fertschai: Die Buchhaltung kann er ja vorbeibringen, wir machen ja nur die Lohnverrechnung. In der Lohnverrechnung beraten wir wirklich gezielt in die Richtung, dass wir sagen, er soll ein digitales Zeiterfassungssystem haben. Einfach schon dafür, damit er dokumentieren kann, damit er rechtssicher ist, damit es keine Streitfälle geben kann. Es ist ja für den Mitarbeiter genauso transparent wie für ihn als Unternehmer. Das heißt, eigentlich kann keine der beiden Seiten einen Streitpunkt haben. Und wir beraten in die Richtung, dass dieser Kreislauf, den ich vorher erwähnt habe – aus Mitarbeiterverträgen, Zeiterfassung und Lohnverrechnung –, in einem gegeben ist und raten auch im Sinne einer konstruktiven Zusammenarbeit davon ab, uns verschmierte Kassenzettel mit Arbeitszeiten zu geben.
Wirtschaftsmacher.com: Sie beraten und begleiten Kunden ja auch durch Betriebsprüfungen und sind oft involviert in der Korrespondenz mit Behörden. Können Sie da ein konkretes Beispiel nennen, bei dem sich Ihre Hartnäckigkeit besonders positiv für Kunden ausgezahlt hat – sei es, um Strafen gänzlich zu vermeiden oder vielleicht wenigstens den Schaden etwas zu begrenzen?
Daniel Stabentheiner: In unserer mehrjährigen, langjährigen Lohnverrechnungspraxis haben wir schon mehrere Betriebsprüfungen begleiten dürfen. Viele Themen kommen noch von den vorherigen Lohnverrechnungen, die einfach quasi nur noch Schema F, jeden Kollektivvertrag oder was auch immer gleich abgerechnet haben. Vieles konnte aber auch mit den Prüfern ausdiskutiert werden – aufgrund langwieriger Recherche und durch das Zurverfügungstellen gewisser Rechtstexte. Es kann oft passieren, dass der Prüfer einfach kommt und sagt, er möchte Betrag X. Das wird dann, sage ich einmal, vom Kunden, weil er es nicht besser weiß, oder auch vielleicht vom Betreuer der Prüfung so gesehen, dass man sagt: „Ist eh nicht so viel“ oder „Das sind Beträge, die hätte man sowieso zahlen müssen“, so auf die Art. Da hört es bei uns halt nicht auf, weil wir das bis zum bitteren Ende ausdiskutieren. Also da ist es dann nicht damit getan, dass ein größerer Betrieb halt 20.000 oder 30.000 Euro zahlen muss und man sagt: „Ist eh nicht so viel.“ Wenn es auch nur 1 Euro ist, ist es schon zu viel, wenn er ungerechtfertigt ist. Und da bleiben wir halt dran bis zum bitteren Ende.
Benjamin Fertschai: Wir haben in den letzten Jahren festgestellt: Die Prüfer sind ja in der Regel von der ÖGK und werden dort geschult. Die haben genauso betriebsinterne Schulungen. In den letzten Jahren war es zunehmend so, dass sie schwerpunktmäßig auf ein Thema in einem Bundesland geschult und dann mit diesem Thema bewaffnet auf dieses Bundesland losgelassen werden. Dadurch, dass unsere Kunden historisch und auch aktuell auf verschiedene Bundesländer verteilt sind, kennen wir die Schwerpunkte oft schon vorher und können ein bisschen entgegenwirken, sodass man sagt: „Okay, das könnte eventuell Thema sein, wenn eine Prüfung kommt.“ Und das Zweite ist: Dadurch wissen wir auch, dass die Prüfer nicht so viel Ahnung haben, wie man vielleicht vermuten möchte. Das heißt, sie sind in ihrem Thema recht stark, können das in ihrer Software und so weiter eintippen, aber in einer Diskussion hat man immer noch die Möglichkeit, für den Kunden gewisse Dinge zu schmälern – selbst wenn tatsächlich etwas fehlerhaft passiert ist –, sodass man für den Kunden noch etwas herausholen kann.
Wirtschaftsmacher.com: Wie würde sich nach Ihrer Einschätzung die Rolle von externen Lohnverrechnern in den nächsten zehn Jahren in Österreich verändern, besonders jetzt auch mit Blick auf bevorstehende Pensionswellen bei Steuerberatern sowie Fachkräftemangel?
Benjamin Fertschai: Das ist schwer zu sagen. Die Glaskugel haben wir leider nicht. Im Moment ist es so, dass wir – je nachdem, wie gerade die Saison ist, also Sommer oder Winter – irgendwo zwischen 4,7 und 5 Millionen Menschen in Österreich haben, die monatlich eine Lohnverrechnung brauchen. Bei ungefähr 8000 Mitgliedern der Steuerberater- und Wirtschaftsprüferkammer. Das heißt, es gibt einfach eine Fülle an Arbeit. Das ist das Erste. Steuerberater gehen tendenziell in Pension, die haben Nachfolgeprobleme. Das wissen wir aus Medien und aus Branchengesprächen. Das heißt, ich glaube, dass der aktuell bereits existente Fachkräftemangel im Bereich Lohnverrechnung noch stärker wird. Jetzt kann man in andere Bereiche gehen, vielleicht zukünftig KI-Lösungen einsetzen, aber ich glaube trotzdem, dass der Bedarf an professioneller Lohnverrechnung weiterhin wachsen wird.
Wirtschaftsmacher.com: Sie haben ja auch ein sehr klares persönliches Wertebild – von Verlässlichkeit und Ehrlichkeit angefangen bis hin zu dem Motto: „Geld soll mir dienen, nicht umgekehrt.“ Wie spüren Ihre Kunden dieses Wertebild in der täglichen Zusammenarbeit mit Ihnen?
Benjamin Fertschai: Ich habe gerade erst heute wieder ein ausführliches E-Mail mit einem Geschäftspartner geschrieben, wo es genau darum gegangen ist: Er hat mir einen großzügigen Rabatt gegeben bei einer gemeinsamen Tätigkeit, die wir machen. Aber einige Dinge haben nicht ineinandergegriffen. Ich habe ihm geschrieben, dass es mir lieber ist, ich bekomme keinen Rabatt und die Zusammenarbeit funktioniert gut. Er kann gut leben, ich kann gut leben und für den Kunden funktioniert es so, wie wir es versprochen haben, anstatt dass ich irgendwo sage, ich habe 10 Prozent gespart. Denn ich will am Ende für den Kunden eine professionelle Dienstleistung, so wie man es verspricht, und nicht irgendeinen Rabatt.
Daniel Stabentheiner: Das funktioniert auch in die andere Richtung. Wenn wir jetzt direkt vom Kunden sprechen: Mir ist lieber, der Kunde ruft an und erklärt mir ehrlich sein Problem und was er vorhat, bevor er in vier E-Mails oder 20 Minuten um den heißen Brei herumredet – was halt nicht notwendig ist, weil ich ja nicht sein Feind bin.
Wirtschaftsmacher.com: Welchen typischen Problemen oder vielleicht auch Baustellen begegnet man im Laufe einer Zusammenarbeit mit Kunden?
Daniel Stabentheiner: Ja, ich sage einmal so: Die Ideen, die ein Kunde hat, sind oft sehr kreativ, und man muss ihm dann – ohne dass er sich auf den Schlips getreten fühlt – erklären, warum etwas geht oder warum es nicht geht beziehungsweise, wenn er etwas in diese Richtung machen will, wie die rechtssichere Variante ausschaut. Und die rechtssichere Variante kann ich halt nur unterbreiten, wenn ich weiß, was er tatsächlich vorhat. Wenn ich nur die Hälfte weiß, kann ich ihn zwar beraten, aber es wird nie auf seine tatsächliche Problemstellung passen, weil ich diese eigentlich gar nicht kenne. Also das ist schon das größte Problem: dass die Vertrauensbasis aufgrund von Offenheit und Ehrlichkeit einmal auf so ein Level kommt, dass derjenige wirklich anruft und sagt: „Hey, hör zu, ich habe das Problem, so würde ich damit umgehen“, und ich dann sage: „Ja okay, das ist eh eine gute Idee, ich würde das so machen“, beziehungsweise: „Nein, das darfst du überhaupt nicht machen oder das dürfen Sie überhaupt nicht machen, aus den und den Gründen“ und so weiter. Das ist schon eines der größten Themen.
Wirtschaftsmacher.com: Wenn wir jetzt fünf Jahre vorspulen: Wo würde Staffbox dann stehen und was wünschen Sie sich auch für Ihre Kunden im Zuge der Zusammenarbeit über die nächsten Jahre?
Benjamin Fertschai: Wir wollen auf alle Fälle mit unserer Dienstleistungsqualität und mit unserer Art und Weise zu arbeiten – die wir ja schon lange machen, nur halt nicht auf selbstständiger Basis – wirklich österreichweit verlässlicher Partner für Unternehmer und auch Steuerberatungskanzleien sein und bleiben. Und einfach ein fixer Ansprechpartner für Personen und Unternehmen, die eine Problemstellung und einen Bedarf in diesem Bereich haben. Also sozusagen eine fixe Hausnummer.
Wirtschaftsmacher.com: Um auch als eigenes Unternehmen in den nächsten Jahren wachsen zu können: Welche Kunden hätten Sie dann besonders gerne bei Ihnen? Wer darf sich jetzt angesprochen fühlen?
Benjamin Fertschai: Angesprochen fühlen darf sich jeder. So wie Sie bereits anfänglich erwähnt haben: Jeder, der zumindest einen Mitarbeiter hat, kann sich angesprochen fühlen. Wir haben einige Kunden, die nur einen Mitarbeiter abzurechnen haben. Der braucht trotzdem Unterstützung und das machen wir auch gerne. Aber grundsätzlich sind wir natürlich sehr gerne in der Gastronomie unterwegs und haben dort auch einige Kunden – nicht nur privat, sondern auch vom Kollektivvertrag und von der Verrechnungsmodalität her machen wir das sehr gerne. Und selbstverständlich finde ich persönlich die Zusammenarbeit mit Steuerberatungskanzleien sehr interessant, weil der Ansprechpartner und das Gegenüber jemand ist, der uns branchenmäßig nahesteht, der uns versteht. So ist die Zusammenarbeit, sage ich jetzt einmal, recht unproblematisch. Einem Unternehmer muss man deutlich mehr erklären über das, was man tut, als einem Steuerberater oder einem Mitarbeiter in einer Kanzlei.
Daniel Stabentheiner: Das soll als Unterstützung und als Entlastung verstanden werden – jetzt bleiben wir einmal bei den Steuerberatungskanzleien. Wenn ein Mitarbeiter komplett ausfällt, kündigt, die Kündigungsfrist nicht einhält und von einem Tag auf den anderen weg ist, dann sind wir quasi als Ansprechpartner für Auslagerung, Überbrückungszeiten und so weiter zu verstehen. Einen neuen Mitarbeiter anzulernen kostet Zeit und Geld. Bei uns hat man halt schon die Mitarbeiter beziehungsweise den angelernten Mitarbeiter, sagen wir einmal so.
Benjamin Fertschai: Das ist ja dasselbe: Der Kanzleimitarbeiter hat einen Urlaubsanspruch pro Jahr, der ist vielleicht einmal krank. Das heißt, es gibt gewisse Ausfallszeiten. Wenn wir als Unternehmer für einen Steuerberater die Verantwortung übernehmen und sagen, wir sind verantwortlich für seine Notverrechnung, dann gibt es keine Ausfallszeiten, sondern wir stehen das ganze Jahr für diese Aufgabe zur Verfügung. Das ist der Vertrag, den man eingeht. Dasselbe gilt auch für einen Unternehmer. Wenn der Gastronom sagt, er hat zwischen 24. Dezember und 27. Dezember ein Problem, dann wird er bei uns jemanden erreichen. Ich würde jetzt vielleicht bei einer Steuerberatungskanzlei nicht darauf wetten. Das sind üblicherweise drei Wochen Betriebsurlaub zu dieser Zeit. Und ich sage jetzt einmal: Das ist auch das, wo wir hinwollen. Wir sind dieses Arbeiten so gewöhnt und diesen Anspruch wollen wir auch weiterhin erfüllen.
Wirtschaftsmacher.com: Gut, das heißt, werdende Kunden können sich auf Verlässlichkeit, Transparenz und natürlich eine professionelle Zusammenarbeit freuen. Wie kann man diese starten? Sprich: Wie sollte man sich am besten mit Ihnen in Verbindung setzen?
Benjamin Fertschai: Wir sind in diesem ganzen Prozess sehr pragmatisch. Auf unserer Webseite www.staffbox.at gibt es ein Kontaktformular, eine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer. Ganz einfach anrufen – man kann sich am Telefon unkompliziert austauschen. Wir machen Termine in ganz Österreich. Wenn es wirklich komplexere Themen sind, ist es oft zielführend, das direkt im Betrieb zu besprechen und sich vielleicht auch schon Gegebenheiten anzuschauen. Dann kommt man einfach ins Tun und fertig.
Wirtschaftsmacher.com: Herr Fertschai, Herr Stabentheiner, vielen Dank, dass Sie heute bei uns im Studio waren, und auch Ihnen vielen Dank fürs Zusehen.
Weitere Informationen und Kontaktoptionen finden sich auf www.staffbox.at.
