Automatisierung ist auch in der Immobilienverwaltung längst mehr als ein Buzzword. Serž Jordačijević, Gründer der bitawaker GmbH, spricht im Interview über seine Erfahrungen mit Units-Master und erklärt, warum gezielte Automatisierung besonders für Hausverwalter Chancen eröffnet – aber auch, an welchen Stellen menschliche Kontrolle unverzichtbar bleibt. Ein besonderer Fokus liegt auf der Frage, wie sich operative Prozesse modernisieren lassen, ohne den laufenden Verwaltungsbetrieb zu gefährden. Zudem geht es um die Bedingungen, die für eine erfolgreiche Einführung von Hausverwaltungssoftware aus Sicht des Gründers entscheidend sind.
Wirtschaftsmacher.com: Viele Hausverwaltungen stehen dem Thema Automatisierung skeptisch gegenüber. Was sind aus Ihrer Sicht die dringendsten Gründe, warum gerade jetzt über automatisierte Buchhaltung und digitale Lösungen nachgedacht werden sollte?
Serž Jordačijević: Die Branche ist aktuell von tiefgreifenden Veränderungen geprägt: steigende Regulatorik, wachsender Wettbewerbsdruck und eine neue Generation von Eigentümern und Mietern, die digitale Prozesse ganz selbstverständlich voraussetzen. Klassische Abläufe wie die manuelle Belegverwaltung kosten schnell mehrere Arbeitstage pro Monat. Hier setzt Units-Master an: Durch gezielte Automatisierung lassen sich viele dieser Aufgaben standardisieren und Risiken wie Fehlerquellen oder Fristversäumnisse signifikant reduzieren. Unser Ziel ist es, dass sich Hausverwalter wieder auf das Wesentliche konzentrieren können, anstatt im Kleinteiligen zu versinken. Wer jetzt nicht umstellt, wird mittelfristig von moderneren Mitbewerbern abgehängt. Die bitawaker GmbH hat Units-Master darauf ausgerichtet, digitale Lösungen auch für klassische Verwalter zugänglich zu machen, ohne dass dafür ein monatelanger Kraftakt nötig ist.
Wirtschaftsmacher.com: Welche Prozesse lassen sich aus Ihrer Sicht sinnvoll automatisieren – und an welchen Stellen bleibt der Mensch im Zentrum?
Serž Jordačijević: Am effektivsten sind standardisierte, repetitive Prozesse. Dazu zählt insbesondere die Belegverwaltung: Rechnungen werden eingelesen, geprüft, digital zugeordnet und, sofern alles passt, direkt in die Buchhaltung übernommen. Auch die automatisierte Zuordnung von Mietzahlungen zu den korrekten Einheiten spart enorm viel Zeit. Moderne Systeme können Fristen überwachen, automatisiert Zahlungserinnerungen versenden oder Eigentümerabrechnungen rechtssicher und transparent erledigen. Trotzdem gibt es klare Grenzen. Bei komplexen Sachverhalten, rechtlichen Ausnahmen oder der Abstimmung mit Eigentümern bleibt der Mensch unverzichtbar. Automatisierung soll eben nicht ersetzen, sondern entlasten und für Verlässlichkeit sorgen. Sensible Aufgaben werden nach wie vor mit menschlichem Feingefühl bearbeitet, weil die Branchenerfahrung entscheidend bleibt.
Wirtschaftsmacher.com: Portfolios wachsen – und damit auch die Komplexität. Was sind Best Practices für moderne Hausverwaltungen, um bei zunehmender Größe nicht die Übersicht zu verlieren?
Serž Jordačijević: Transparenz und Systematik sind das A und O. Viele Hausverwaltungen kämpfen mit parallelen E-Mail-Strömen, Excel-Tabellen und verstreuten Dokumenten. Das führt zu Kontrollverlust. Eine zentrale Plattform wie Units-Master sorgt für eine lückenlose Dokumentation, einheitliche Prozesse und nachvollziehbare Fristenverwaltung. Aus der Erfahrung weiß ich: Schon das automatisierte Erfassen und Archivieren aller Belege verschafft einen enormen Überblick und nimmt Stress aus dem Alltag. Ergänzend dazu schafft ein digitales Dashboard mit klaren Zuständigkeiten Struktur, etwa für Teamzuweisungen oder die Nachverfolgung kritischer Aufgaben. So können auch wachsende Portfolios mit weniger Personal effizient betreut werden.
Wirtschaftsmacher.com: Worauf sollten Verwalter achten, wenn die Implementierung einer neuen Software ansteht? Wo liegen die wichtigsten Stellschrauben für eine gelingende Einführung?
Serž Jordačijević: Die Technologie ist das eine, entscheidend ist aber der Prozess drumherum. Eine erfolgreiche Einführung gelingt nur, wenn sie eng begleitet und individuell auf die Abläufe des Betriebs abgestimmt ist. Wichtig ist, dass der laufende Betrieb jederzeit weiterläuft und das Team Schritt für Schritt eingebunden wird. Paralleler Betrieb zur alten Lösung, verständliche Schulungen und ein persönlicher Ansprechpartner sind wichtige Faktoren gegen Überforderung und Widerstände. Transparente Kommunikation hilft, Berührungsängste abzubauen und Vertrauen in die neue Arbeitsweise aufzubauen. Letztlich geht es immer darum, jeden Einzelnen im Team mitzunehmen und echte Erleichterung zu schaffen, nicht „nur“ neue Technik zu installieren.
Wirtschaftsmacher.com: Zum Abschluss: Wie sehen Sie die Zukunft der Hausverwaltungssoftware? Welche Entwicklung wird den Beruf in den nächsten Jahren am stärksten prägen?
Serž Jordačijević: Ich gehe davon aus, dass der Trend zu intelligenten, vernetzten Ökosystemen rasant an Fahrt gewinnt. Die Anforderungen der Eigentümer und Mieter steigen weiter, gleichzeitig müssen immer mehr rechtliche und organisatorische Vorgaben erfüllt werden. Die Hausverwaltung der Zukunft wird über KI-gestützte Tools verfügen, die frühzeitig auf Risiken hinweisen, Routineaufgaben selbstständig erledigen und Datenschutz sowie Compliance automatisch abbilden. Ein unsichtbarer Assistent im Hintergrund sorgt dafür, dass Abläufe rundlaufen. Entscheidend bleibt aber: Je früher sich Betriebe die passenden Voraussetzungen schaffen, insbesondere bei Datenqualität und standardisierten Prozessen, desto besser können sie von diesen Entwicklungen profitieren und neue Chancen nutzen.
Weitere Informationen und aktuelle Termine für Live-Einblicke in Units-Master finden sich auf www.units-master.com/de-AT.
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