Viele Unternehmen liefern operativ stark ab, und geraten trotzdem strategisch ins Stocken. Besonders für Entscheider:innen entsteht dabei ein spürbares Dilemma: Der operative Betrieb läuft, Projekte werden gestartet, doch Entscheidungen dauern zu lange, Verantwortung bleibt diffus, und der eigene Kalender füllt sich zunehmend mit Eskalationen statt Gestaltung. Franziska Gostner, Gründerin von ESSENTIAE Consulting, erklärt im Interview für Wirtschaftsmacher.com, warum Entscheidungen in Organisationen oft unnötig lange dauern und wie eine klare Entscheidungsarchitektur Umsetzungsgeschwindigkeit, Meetingeffizienz und Führung spürbar verbessert.
Wirtschaftsmacher.com: Frau Gostner, woran scheitert Entscheidungsqualität am häufigsten?
Franziska Gostner: Überraschend selten liegt es an mangelnder Kompetenz oder Motivation. Häufiger sind es organisatorische Ursachen: Verantwortlichkeiten sind unklar, Informationen kommen zu spät oder in falscher Form, und Entscheidungswege sind nicht sauber definiert. Dann agieren Teams sprichwörtlich im „Blindflug“ und Führungskräfte müssen operative Lücken stopfen, statt strategisch zu steuern. Viele Führungskräfte erleben dabei einen permanenten Handlungsdruck: Sie sind überall involviert, aber nirgendwo wirklich entlastet. Die Folgen sieht man schnell: Meetings drehen sich im Kreis, Zuständigkeiten werden diskutiert statt Entscheidungen getroffen, und Vorhaben verzögern sich. Abhilfe schafft eine nüchterne Diagnose: Wo entstehen Reibungen und an welcher Stelle fehlen klare Regeln für Entscheidungen?
Wirtschaftsmacher.com: Wie verändert sich dadurch die Meeting- und Führungskultur?
Franziska Gostner: Ineffiziente Meetings sind oft ein Symptom – nicht das eigentliche Problem. Wenn Rollen und Verantwortlichkeiten nicht eindeutig sind, wandern Diskussionen in die nächste Sitzung, weil niemand Ergebnisverantwortung übernimmt. Sind Verantwortlichkeiten dagegen klar definiert, wird Priorisierung einfacher und Entscheidungen werden schneller getroffen. Das entlastet Führungskräfte, weil sie weniger „hinterhermoderieren“ müssen. Gerade auf Geschäftsführungs- und Bereichsleitungsebene entsteht dadurch wieder Raum für Steuerung statt Dauerintervention. Gleichzeitig wird sichtbar, wo Prozesse stocken, und was konkret geändert werden sollte. In Organisationen, die Entscheidungswege konsequent klären, reduziert sich die Entscheidungszeit im Schnitt deutlich; häufig sinkt auch die Meetingfrequenz, weil weniger nachverhandelt werden muss.
Wirtschaftsmacher.com: Welche Rolle spielt Organisationsintelligenz in Change-Prozessen?
Franziska Gostner: Veränderung scheitert oft nicht an den Methoden, sondern an der Umsetzung im Alltag. Unternehmen führen dann beispielsweise „agil“ oder Lean ein, ohne zu klären, wie Entscheidungen künftig tatsächlich laufen sollen: Wer priorisiert? Wer gibt frei? Was ist ein verbindliches Ergebnis? Organisationsintelligenz heißt für mich: Organisation, Führung, Kultur und Prozesse so auszurichten, dass Veränderung nicht ständig an Schnittstellen hängen bleibt. Besonders in Phasen hoher Belastung zeigt sich, ob eine Organisation sich selbst stabilisieren kann oder ob alles an einzelnen Personen hängen bleibt. Eine klare Entscheidungslogik – inklusive Feedback- und Review-Rhythmen – macht Veränderungen stabiler, weil Erwartungen und Zuständigkeiten transparent sind.
Wirtschaftsmacher.com: Gibt es einen Kunden, der die Wirkung von Entscheidungsarchitektur beispielhaft illustriert?
Franziska Gostner: Bei einem Technologiekunden mit rund 1.000 Mitarbeitenden gab es zwar definierte Freigabeprozesse. In der Praxis liefen Entscheidungen jedoch in vier Schleifen; mit doppeltem Abstimmungs- und Verhandlungsaufwand. Nach der Klärung von Rollen, Entscheidungsebenen und Rückkopplungspunkten verkürzte sich die durchschnittliche Entscheidungszeit von etwa 18 auf rund 10 Tage. Zusätzlich sank die Projektparallelität um etwa 33 Prozent, und die Belastung im System ging spürbar zurück. Auch wirtschaftlich war der Effekt messbar: Die Produktivität stieg um rund 1,5 Millionen Euro pro Jahr. Der Punkt ist: Nachhaltige Organisationsentwicklung entsteht eher durch Klarheit und Verbindlichkeit als durch „Einzelheldentum“.
Wirtschaftsmacher.com: Welchen Rat geben Sie Unternehmen, um Entscheidungsarchitekturen zukunftsfähig zu gestalten?
Franziska Gostner: Unternehmen sollten sich vom „One-size-fits-all“-Denken lösen. Am Anfang steht nicht die nächste Methode, sondern eine saubere Diagnose: Wo entstehen Verzögerungen und warum? Darauf aufbauend lässt sich eine Entscheidungsarchitektur entwickeln, die klare Strukturen mit ausreichender Anpassungsfähigkeit verbindet. Praktisch heißt das: Unternehmen sollten zuerst festlegen, welche Entscheidungen auf Team-, Bereichs- und Geschäftsführungsebene getroffen werden, dann Rollen eindeutig klären, also wer entscheidet, wer Input liefert, wer informiert wird und wer die Ergebnisverantwortung trägt, und Meetings konsequent mit einem verbindlichen Abschluss beenden: Entscheidung, Verantwortliche, Deadline und nächster Checkpunkt. ESSENTIAE Consulting wird häufig dann hinzugezogen, wenn Organisationen operativ funktionieren, Führung aber spürbar überlastet ist, und temporäre Entlastung ebenso gefragt ist wie strukturelle Klarheit. Wer Priorisierung, Verantwortlichkeiten und Rückkopplung so im Alltag verankert, steigert die Umsetzungsgeschwindigkeit und verbessert nebenbei spürbar die Führungspraxis.
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